Revisionskommitténs arbetsordning

1. Revisionskommitténs roll och uppgifter

Revisionskommittén uppgift är att assistera styrelsen och effektivera styrelsearbetet genom att förbereda ärenden som hör till styrelsens beslutanderätt. Styrelsen är ansvarig för att ärenden som riktas till revisionskommittén blir skötta. Kommittén har inte självständig beslutanderätt, utan styrelsen fattar kollektivt besluten som tillhör dem. Kommittén rapporterar till styrelsen minst fyra gånger per år om behandlade frågor och vidtagna åtgärder.  Kommittén ger styrelsen beslutsfattningsförslag då det är ändamålsenligt.

Revisionskommitténs ansvarområden:

• övervakar lagstadgade reviderings- och rapporteringsprocesser för bokslutet och koncernens bokslut samt deras riktighet och omfattning;

• behandlar kvartalsvis rapporten över bolagets ekonomiska och skattemässiga ställning innan bolagets styrelses godkännande;

• övervakar den ekonomiska rapporteringsprocessen;

• granskar Stockmanns interna kontroll, interna revision och riskhanteringssystem samt övervakar koncernens risker såväl som kvaliteten och omfattningen av riskhanteringen;

• godkänner riktlinjerna för interna revisionen och övervakar interna revisionens planer och rapporter;

• behandlar huvuddragen samt berörda policyer och principer inom interna kontrollen samt riskhanteringssystemen i samband med den ekonomiska rapporteringsprocessen som är inkluderad i bolagets utredning om förvaltnings- och styrningssystem;

• utvärderar de lagstadgade revisorernas oberoende och arbete samt ger ett förslag till val av revisor och arvode;

• godkänner i enlighet med bolagets styrelses principer själv eller befullmäktigar koncernens ekonomidirektör (CFO) att i förväg godkänna revisorernas erbjudna övriga tjänster än revisionstjänster, vilka inte är förbjudna tjänster, inkluderande området de täcker samt uppskattade utbetalningsarvoden;

• utvärderar uppfyllandet av lagar, bestämmelser och bolagspolicy samt övervakar koncernbolagens betydelsefulla rättsprocesser;

• granskar bolagsledningens och dess närmaste krets affärstransaktioner och eventuella intressekonflikter i anslutning till dessa, samt

• verkställer övriga av styrelsen tilldelade uppgifter.

2. Revisionskommitténs sammansättning och mandatperiod

Vid sitt första sammanträde efter bolagsstämman väljer styrelsen inom sig tre medlemmar till revisionskommittén, och utnämner en av dem till kommitténs ordförande. Medlemmarna väljs för en mandatperiod på ett år, vilken avslutas vid utgången av följande bolagsstämma.

Revisionskommittén är sammanställd av minst tre styrelsemedlemmar vilka är oberoende av bolaget. Ytterligare bör minst en medlem vara oberoende av bolagets största aktieägare. Medlemmarna bör inneha erforderlig kompetens för att sköta kommitténs uppgifter, och minst en medlem bör vara sakkunnig inom redovisning, bokföring eller revision.

3. Möten

Revisionskommittén sammanträder minst fyra (4) gånger per år. Revisionskommittén sammankallas av ordföranden. Revisionskommittén är beslutsför då ordförande och minst en annan medlem är närvarande vid mötet. Vid revisionskommitténs möten närvarar koncernens ekonomidirektör (CFO), direktören för juridiska ärenden (CLO) samt vid behov revisorn. Direktören för juridiska ärenden (CLO) fungerar som sekreterare vid kommitténs möten. Bolagets styrelsemedlemmar och verkställande direktören är berättigade att närvara vid kommitténs möten. Till mötena kan även kallas interna revisorn, någon annan anställd inom Stockmannkoncernen eller en utomstående specialist.

Revisionskommittén sammanställer ett årligt mötesschema, i agendan inkluderas de viktigaste ärendena som skall behandlas.

Målet är att mötesmaterialet distribueras tre arbetsdagar innan mötet. Material som berör bokslut och delårsrapporter distribueras dock minst ett dygn innan mötet.

Revisionskommitténs mötesprotokoll sammanställs utan dröjsmål och det signeras av ordföranden och sekreteraren. Kommitténs mötesprotokoll distribueras till samtliga styrelsemedlemmar. Dessutom rapporterar revisionskommitténs ordförande separat till styrelsen om kommitténs viktiga observationer minst fyra gånger per år.

Revisionskommittén träffar vid behov revisorer och interna revisorer såväl som övriga interna specialister. Revisionskommittén kan vid behov använda sig av utomstående specialister.

4. Värdering av kommitténs arbete

Revisionskommittén genomför en gång per år en egenutvärdering av sitt arbete. Kommitténs ordförande rapporterar resultaten till styrelsen.

5. Godkännande av arbetsordningen

Denna arbetsordning är godkänd vid styrelsen möte den 12 februari 2020.

Arbetsordningen granskas årligen vid följande möte efter styrelsen konstituerande möte efter den egentliga bolagsstämman.

Arbetsordningen publiceras på bolagets internetsidor och dess viktigaste delar redogörs i utredningen av bolagets förvaltnings- och styrningssystem (Corporate Governance Statement) samt i årsrapporteringen.