Granskningskommitténs arbetsordning

1. Granskningskommitténs roll och uppgifter

Granskningskommittén assisterar styrelsen genom att förbereda ärenden som tillhör styrelsen. Således är kommittén inte ett autonomt beslutsfattande organ, trots att den innehar flera övervaknings- och granskningsansvar. Kommittén rapporterar till styrelsen minst fyra gånger per år om behandlade frågor och vidtagna åtgärder samt ger styrelsen ändamålsenliga beslutsfattningsförslag.

Granskningskommitténs ansvarområden:

övervakar lagstadgade reviderings- och rapporteringsprocesser för bokslutet och koncernens bokslut samt deras trovärdighet,

övervakar den ekonomiska rapporteringsprocessen,

granskar effektiveten inom Stockmanns interna kontroll, interna revision och riskhanteringssystem och övervakar koncernens risker såväl som kvaliteten och omfattningen av riskhanteringen,

godkänner riktlinjerna för interna revisionen och övervakar interna revisionens planer och rapporter,

övervakar definitionerna av interna kontrollens viktigaste funktioner samt riskhanteringssystemen i samband med den ekonomiska rapporteringsprocessen som är inkluderad i bolagets utredning om förvaltnings- och styrningssystem,

utvärderar de lagstadgade revisorernas oberoende och arbete samt ger ett förslag till val av revisor och arvode,

utvärderar uppfyllandet av lagar, reguleringar och bolagspolicy och övervakar koncernbolagens betydelsefulla rättsprocesser, samt

verkställer övriga av styrelsen tilldelade uppgifter.

2. Granskningskommitténs sammansättning och mandatperiod

Vid sitt första sammanträde efter bolagsstämman väljer styrelsen inom sig tre medlemmar till granskningskommittén, och utnämner en av dem till kommitténs ordförande. Medlemmarna väljs för en mandatperiod på ett år, vilken avslutas vid utgången av följande bolagsstämma.

Granskningskommittén är sammanställd av minst tre styrelsemedlemmar vilka är oberoende av bolaget. Ytterligare bör minst en medlem vara oberoende av bolagets största aktieägare. Medlemmarna bör inneha erforderlig kompetens för att sköta kommitténs uppgifter, och minst en medlem bör vara sakkunnig inom redovisning, bokföring eller revision.

3. Möten

Granskningskommittén sammanträder minst fyra (4) gånger per år. Granskningskommittén sammankallas av ordföranden. Granskningskommittén är beslutsför då ordförande och minst en annan medlem är närvarande vid mötet. Koncernens ekonomidirektör (CFO) fungerar som sekreterare vid mötena. Bolagets styrelsemedlemmar och verkställande direktören är berättigade att närvara vid kommitténs möten.

Granskningskommittén sammanställer ett årligt mötesschema, i agendan inkluderas de viktigaste ärendena som skall behandlas.

Normalt distribueras mötesmaterialet tre arbetsdagar innan mötet. Material som berör bokslut och delårsrapporter distribueras dock minst 24 timmar innan mötet.

Granskningskommitténs mötesprotokoll sammanställs utan dröjsmål och det signeras av ordföranden och sekreteraren. Kommitténs mötesprotokoll distribueras till samtliga styrelsemedlemmar. Dessutom rapporterar granskningskommitténs ordförande separat till styrelsen om viktiga observationer samt kommitténs vidtagna åtgärder minst fyra gånger per år.

Granskningskommittén träffar vid behov revisorer och interna revisorer såväl som lämpliga övriga interna sakkännare. Granskningskommittén kan vid behov använda sig av utomstående sakkännare.

4. Värdering av kommitténs arbete

Granskningskommittén genomför en gång per år en egenutvärdering av sitt arbete. Kommitténs ordförande rapporterar resultaten till styrelsen.