Tarkastusvaliokunnan työjärjestys

1. Tarkastusvaliokunnan tarkoitus

Tarkastusvaliokunnan tehtävänä on avustaa hallitusta ja tehostaa hallitustyöskentelyä valmistelemalla yhtiön hallituksen päätösvaltaan kuuluvia asioita. Hallitus on vastuussa tarkastusvaliokunnalle osoittamiensa tehtävien hoitamisesta. Valiokunnalla ei ole itsenäistä päätösvaltaa, vaan hallitus tekee sille kuuluvat päätökset kollektiivisesti. Valiokunta raportoi hallitukselle vähintään neljä kertaa vuodessa ne asiat, joita se on käsitellyt, ja toimenpiteet, joihin se on ryhtynyt. Valiokunta tekee hallitukselle ehdotuksia päätöksentekoa varten silloin, kun se on tarkoituksenmukaista.

Tarkastusvaliokunnan keskeiset tehtävät ovat:

• seurata tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen lakisääteistä tarkastusta ja raportointiprosessia sekä valvoa niiden oikeellisuutta ja laajuutta;

• käsitellä neljännesvuosittain yhtiön taloudellisen ja verotuksellisen aseman raportti ennen yhtiön hallituksen hyväksyntää;

• valvoa taloudellisen raportoinnin prosessia;

• seurata Stockmannin sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmien tehokkuutta ja konsernin riskejä sekä riskienhallinnan laatua ja laajuutta;

• hyväksyä sisäisen tarkastuksen toimintaohjeet ja seurata sisäisen tarkastuksen suunnitelmia ja raportteja;

• käsitellä yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästä annettavaan selvitykseen sisältyvää kuvausta taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteistä sekä niitä koskevat politiikat ja periaatteet

• arvioida lakisääteisen tilintarkastajan riippumattomuutta ja työtä sekä valmistella tilintarkastajan valintaa ja palkkiota koskeva päätösehdotus;

• hyväksyä yhtiön hallituksen vahvistamien periaatteiden mukaisesti itse tai valtuuttaa konsernin talousjohtaja (CFO) etukäteen hyväksymään kaikki tilintarkastajan tarjoamat muut kuin tilintarkastuspalvelut, jotka eivät ole kiellettyjä palveluja, mukaan lukien niiden kattama alue ja niistä maksettavat arvioidut palkkiot;

• arvioida lakien, määräysten ja yrityksen toimintatapojen noudattamista sekä valvoa konserniin kuuluvien yritysten merkittäviä oikeusprosesseja;

• seurata yhtiön johdon ja heidän lähipiiriensä liiketoimia ja niihin mahdollisesti liittyviä eturistiriitoja ja

• toimeenpanna muita tehtäviä, joihin hallitus on myöntänyt valiokunnalle toimivallan.

2. Tarkastusvaliokunnan kokoonpano ja toimikausi

Hallitus valitsee ensimmäisessä varsinaisen yhtiökokouksen jälkeisessä kokouksessaan keskuudestaan kolme jäsentä tarkastusvaliokuntaan ja nimittää näistä yhden valiokunnan puheenjohtajaksi. Jäsenten toimikausi on yksi vuosi, ja toimikausi päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Tarkastusvaliokunta koostuu vähintään kolmesta hallituksen jäsenestä, jotka ovat riippumattomia yhtiöstä. Lisäksi vähintään yhden hallituksen jäsenen on oltava riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista. Jäsenillä on oltava valiokunnan tehtäväalueen edellyttämä pätevyys, ja vähintään yhdellä jäsenellä tulee olla erityisesti laskentatoimen, kirjanpidon tai tilintarkastuksen asiantuntemusta.

3. Kokoukset

Tarkastusvaliokunta kokoontuu vähintään neljä (4) kertaa vuodessa. Tarkastusvaliokunnan kutsuu koolle puheenjohtaja. Valiokunnan kokous on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja ja vähintään yksi jäsen. Tarkastusvaliokunnan kokouksissa on läsnä konsernin talousjohtaja (CFO),  lakiasiain johtaja (CLO) sekä tarvittaessa tilintarkastaja. Valiokunnan kokouksen sihteerinä toimii konsernin lakiasian johtaja (CLO). Yhtiön hallituksen jäsenillä ja toimitusjohtajalla on läsnäolo-oikeus valiokunnan kokouksissa. Kokouksiin voidaan kutsua asioiden käsittelyn yhteydessä myös sisäinen tarkastaja tai muu Stockmann-konsernin palveluksessa oleva tai ulkopuolinen asiantuntija

Tarkastusvaliokunta laatii vuodeksi kerrallaan kokousaikataulun, johon sisältyvät keskeiset käsiteltävät asiat.

Tavoitteena on, että kokousmateriaali jaetaan kolme työpäivää ennen kokousta. Tilinpäätöksiä ja osavuosikatsauksia koskeva materiaali jaetaan kuitenkin vähintään vuorokautta ennen kokousta.

Tarkastusvaliokunnan kokouksista laaditaan viipymättä pöytäkirja, jonka allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri. Valiokunnan kokousten pöytäkirjat jaetaan kaikille hallituksen jäsenille. Lisäksi valiokunnan puheenjohtaja raportoi erikseen hallitukselle valiokunnan keskeisistä havainnoista vähintään neljä kertaa vuodessa.

Tarkastusvaliokunta tapaa tilintarkastajat, sisäiset tarkastajat sekä muita yhtiön sisäisiä asiantuntijoita tarvittaessa. Tarkastusvaliokunta voi tarpeen mukaan käyttää ulkoisia asiantuntijoita.

4. Valiokunnan työn arviointi

Tarkastusvaliokunta arvioi omaa työtään itsearviointina kerran vuodessa. Valiokunnan puheenjohtaja raportoi tulokset hallitukselle.

5. Työjärjestyksen hyväksyminen

Tämä työjärjestys on hyväksytty yhtiön hallituksen kokouksessa 12.2.2020.